Die Meldung
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 15. Oktober 2026 ein drittes Schreiben zur verpflichtenden E-Rechnung veröffentlicht und darin Praxisfragen vor dem wichtigsten Stichtag beantwortet. Ab dem 1. Januar 2027 muss ein Unternehmen in Deutschland, das an ein anderes Unternehmen in Deutschland leistet, grundsätzlich eine strukturierte E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 ausstellen, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei im Anhang einer E-Mail reicht dafür nicht.
Das Umsatzsteuergesetz sieht für 2027 zwei Ausnahmen vor. Wer 2026 einen Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro hatte, darf bis zum 31. Dezember 2027 weiter Papierrechnungen verschicken, oder PDF-Rechnungen, wenn der Kunde zustimmt. Auch Rechnungen per EDI sind mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 weiter möglich. Empfangen können müssen E-Rechnungen alle Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025.
Nach Zusammenfassungen des Fachverlags Haufe und der Beratungsgesellschaft Ebner Stolz stellt das neue Schreiben klar, dass steuerlich relevante Angaben und die Leistungsbeschreibung in den strukturierten Teil der Datei gehören, nicht nur in einen Anhang. Eine Datei, die gegen eine Geschäftsregel der Norm verstößt, bleibt umsatzsteuerlich in der Regel eine E-Rechnung, solange die Pflichtangaben vollständig und richtig sind. Im Massengeschäft genügt es, den Unternehmerstatus eines Kunden zu Vertragsbeginn oder bei wesentlichen Änderungen zu prüfen.
E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 nach den früheren BMF-Schreiben ausgestellt werden, werden weiter anerkannt. Für Endrechnungen nach Anzahlungen gilt bis zum 30. Juni 2030 eine vereinfachte Darstellung der bereits gezahlten Beträge.
Was das für Sie bedeutet
- Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen ab 1. Januar 2027 Rechnungen an Geschäftskunden in Deutschland grundsätzlich E-Rechnungen sein.
- Kleinere Unternehmen haben ein Jahr mehr Zeit. Für sie gilt dieselbe Pflicht ab 1. Januar 2028.
- Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software muss alle umsatzsteuerlichen Angaben in die XRechnung- oder ZUGFeRD-Daten schreiben, nicht nur in die lesbare PDF-Ansicht.
- Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter diese Pflicht.
Was Sie jetzt tun können
- Schätzen Sie Ihren Gesamtumsatz für 2026 und vergleichen Sie ihn mit der Grenze von 800.000 Euro.
- Lassen Sie sich von Ihrem Softwareanbieter eine Testrechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD aus Ihrem eigenen System erstellen und von Ihrer Steuerberatung prüfen.
- Klären Sie mit Ihren wichtigsten Kunden, welches Format und welchen Übertragungsweg sie ab Januar annehmen.
- Sorgen Sie dafür, dass eingehende E-Rechnungen direkt in die Buchhaltung laufen, statt ausgedruckt und abgetippt zu werden.
Wie Didset Ihnen helfen kann
Wir können Ihr ERP- oder Rechnungssystem an XRechnung und ZUGFeRD anbinden, damit E-Rechnungen ohne Handarbeit ein- und ausgehen.
Sprechen Sie mit uns
